Administratief medewerker onthaal

Functie

• Beantwoorden van telefonische oproepen en permantie verzorgen aan het onthaal
• ⁠Je bent klantgericht
• ⁠Luisteren en beantwoorden van vragen van de klant en leveranciers, zowel via mail, telefoon of face-to-face.
• ⁠Je bent verantwoordelijk voor de bestellingen, opmaken van bestelbonnen, opvolgen van bestelling en afhandelen van leveranciersfacturatie.
• Je werkt nauw samen met onze technische ploeg en geeft hun de nodige documenten
• ⁠Je houdt rekening met de verschillende costcenters en rapporteert naar de service manager en site manager
• ⁠Voorbereidingen en beheer van de aankomst van de studenten en cursisten in het logement
• ⁠Kwaliteitscontroles uitvoeren voor de verschillende scopes (logement, catering, afvalbeheer, schoonmaak…)
• Je bent verantwoordelijk voor de verschillende inventarissen
• Je registreert en volgt de tickets in TopDesk systeem op

Jouw profiel

• Diploma middelbaar onderwijs of gelijkwaardig door ervaring
• ⁠Kennis van Word, Excel, SharePoint, Office 365
• Vlot in het Nederlands en een zeer goede basis in het Frans, kennis van de Engelse taal is een plus geen must
• Blanco uittreksel strafregister kunnen voorleggen
• ⁠Aandachtig luisteren naar de klant en geschillen doeltreffend beheren
• Dynamisch, gemotiveerd, glimlachend en behulpzaam

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Kopieerwerk verrichten
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren

Aanbod

• mooie loonvoorwaarden met extralegale voordelen
• De kans om een positief verschil te maken in een bedrijf dat diversiteit en inclusie hoog in het vaandel heeft staan.